Política de privacidad

1. Ámbito de esta política

Esta política explica cómo se tratan los datos personales al visitar el sitio web de IncidenCYL, solicitar información o utilizar la plataforma de gestión de incidencias TIC, inventario y servicios asociados.

2. Responsables y funciones en el tratamiento

El titular de IncidenCYL es responsable de los datos tratados a través del sitio web, de las solicitudes de contacto y de los datos necesarios para administrar y proteger el servicio. Puedes contactar con IncidenCYL en ayuda@incidencyl.es.

Respecto de la información que se introduce en el espacio privado de cada centro, el centro educativo determina las finalidades del tratamiento, las personas autorizadas y los plazos aplicables, por lo que actúa como responsable del tratamiento. IncidenCYL presta el servicio y trata esos datos siguiendo las instrucciones del centro, como encargado del tratamiento cuando así corresponda.

Para cuestiones relacionadas con los datos del espacio de un centro, puedes dirigirte en primer lugar a la dirección o al delegado de protección de datos de dicho centro. También puedes escribir a IncidenCYL para que traslademos o atendamos la solicitud según proceda.

3. Datos que tratamos

• Solicitudes de información: centro, nombre y cargo de la persona de contacto, localidad, número aproximado de docentes, correo profesional, teléfono y mensaje cuando se faciliten.
• Cuenta y perfil: centro, nombre, apellidos, nombre de usuario, correo profesional, rol, aulas o ámbitos asignados, preferencias y, opcionalmente, imagen de perfil.
• Uso de la plataforma: incidencias, ubicación, dispositivo, prioridad, estado, asignaciones, mensajes, notas de resolución, historial de cambios, notificaciones, inventario y préstamos de material.
• Archivos aportados: imágenes vinculadas a incidencias, mensajes o perfiles cuando el usuario decida adjuntarlas.
• Notificaciones web: dirección del servicio de notificaciones, claves técnicas y horario configurado, si el usuario activa voluntariamente esta función.
• Información técnica y de seguridad: dirección IP, navegador, dispositivo, identificadores de sesión, registros de acceso, errores y métricas de rendimiento o uso agregadas.

IncidenCYL no está diseñada para registrar datos personales del alumnado ni categorías especiales de datos, como información de salud, discapacidad, ideología, religión u orientación sexual. Las descripciones y fotografías deben limitarse al problema técnico y evitar personas identificables, documentos, credenciales o cualquier información confidencial que aparezca en una pantalla.

4. Finalidades y bases jurídicas

• Atender solicitudes de información, demostraciones, altas y soporte, sobre la base de medidas precontractuales, la relación con el centro o el consentimiento de la persona que contacta.
• Crear cuentas, autenticar usuarios y prestar las funciones contratadas o habilitadas por el centro.
• Gestionar incidencias, inventario, préstamos, comunicaciones internas y estadísticas operativas conforme a las instrucciones y a la base jurídica determinada por el centro responsable.
• Proteger la plataforma, prevenir accesos no autorizados, mantener registros técnicos y resolver errores sobre la base del interés legítimo en garantizar la seguridad y la continuidad del servicio, además de las obligaciones legales aplicables.
• Enviar notificaciones web cuando el usuario las haya activado. El permiso puede retirarse en cualquier momento desde el navegador o la configuración del dispositivo.
• Obtener métricas agregadas de audiencia y rendimiento para mejorar el servicio. Cuando una tecnología requiera consentimiento, no deberá activarse antes de obtenerlo.

5. Procedencia de los datos

Los datos se obtienen directamente de la persona usuaria, del centro educativo que crea o administra su cuenta y, en el caso de la información técnica, del uso de la plataforma y de los sistemas que permiten prestarla de forma segura.

6. Destinatarios y proveedores

Los datos del espacio de un centro solo son accesibles para sus usuarios autorizados de acuerdo con los permisos asignados. No vendemos datos personales ni los cedemos para publicidad de terceros.

Para operar IncidenCYL pueden intervenir proveedores de alojamiento web, base de datos, almacenamiento de archivos, correo transaccional, analítica respetuosa con la privacidad y entrega de notificaciones. Estos proveedores acceden únicamente a la información necesaria para prestar sus servicios y quedan sujetos a las condiciones y garantías de protección de datos correspondientes. También podrán comunicarse datos cuando exista una obligación legal o un requerimiento válido de una autoridad competente.

7. Transferencias internacionales

Algunos proveedores tecnológicos pueden tratar información fuera del Espacio Económico Europeo. Cuando esto ocurra, se aplicarán las garantías previstas en el RGPD, como una decisión de adecuación, cláusulas contractuales tipo u otro mecanismo legal válido. Puedes solicitar información adicional escribiendo a ayuda@incidencyl.es.

8. Plazos de conservación

• Las solicitudes de contacto se conservan mientras se atienden y, después, durante el tiempo necesario para el seguimiento de la relación y la atención de posibles responsabilidades.
• Las cuentas y los datos del espacio de un centro se conservan mientras el servicio esté activo y conforme a las instrucciones y políticas de conservación del centro.
• Las imágenes dejan de estar asociadas en la aplicación a las incidencias archivadas según los plazos técnicos configurados. Los archivos y copias de seguridad se eliminan posteriormente conforme a los ciclos de borrado de la infraestructura utilizada.
• Los registros técnicos y de seguridad se conservan durante el plazo necesario para detectar incidentes, resolver errores y cumplir obligaciones legales.

Una vez finalizado el plazo aplicable, los datos se eliminan o anonimizan, salvo que deban bloquearse o conservarse para cumplir una obligación legal o atender reclamaciones.

9. Seguridad

IncidenCYL aplica medidas técnicas y organizativas orientadas a proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, como comunicaciones cifradas, contraseñas almacenadas mediante hash, control de acceso por roles, aislamiento de los datos por centro y mecanismos de copia y recuperación. Ningún sistema es completamente infalible, por lo que las personas usuarias también deben proteger sus credenciales y comunicar cualquier acceso sospechoso.

10. Derechos de las personas interesadas

Puedes solicitar el acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación o portabilidad de tus datos cuando resulte aplicable, así como retirar un consentimiento sin que ello afecte a la licitud del tratamiento anterior. El ejercicio de estos derechos es gratuito, salvo solicitudes manifiestamente infundadas o excesivas en los términos previstos por la normativa.

Envía tu solicitud al centro responsable o a ayuda@incidencyl.es, indicando el derecho que deseas ejercer e información suficiente para verificar tu identidad. También puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos.

11. Decisiones automatizadas y menores

IncidenCYL no adopta decisiones con efectos jurídicos basadas únicamente en tratamientos automatizados ni elabora perfiles comerciales. El servicio está dirigido a personal autorizado de centros educativos y no a alumnado menor de edad.

12. Cambios y documentos relacionados

Esta política puede actualizarse por cambios legales, técnicos o funcionales. La fecha de la versión vigente aparece al inicio y los cambios relevantes se comunicarán por medios razonables. Consulta también la Política de cookies, los Términos de uso y los Términos y condiciones.